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PPT发明者去世!为啥PPT成为职场打工人必备?

标签:职场 | 来源:央广网 | 作者:鹤佳 杨扬

央广网北京9月12日消息(总台中国之声记者鹤佳 杨扬)据中央广播电视总台中国之声《新闻超链接》报道,当地时间9月1日,PowerPoint的发明者丹尼斯·奥斯汀在美国加利福尼亚州洛斯阿尔托斯的家中去世。

PowerPoint有一个家喻户晓的缩写词:PPT。无论是学校课堂授课,还是企业新品发布,随处可见PPT的踪影。作为微软办公工具套件的重要组成部分,全球用户现在每天使用PowerPoint创建超过3000万份演示文稿。

PPT是如何产生和发展起来的?如何评价一份PPT做得好与不好?为什么用Word没法替代PPT?

人人都能制作幻灯片

数码评论员黄浩介绍,PowerPoint这一产品最早并不出现在Windows系统中,而是在苹果的Mac系统中出现。1987年,微软公司以1400万美元收购了PowerPoint,尽管当时还存在着究竟图形化界面还是字符化界面是未来发展趋势的争议,但事实证明微软的这笔收购是非常成功的商业举动,为后来图文处理和表格领域商业空间的获得提供了机遇,以至于无论是微软的Office,还是国内的WPS或苹果的套件,都是雷打不动的办公三件套。毫无疑问,苹果的Keynote、WPS的演示文稿,其用法和操作逻辑都来源于当年PowerPoint对整个行业用户习惯带来的延展。

在PowerPoint刚出现时,制作幻灯片是一项劳动密集型任务,需要手工绘制胶片插在幻灯机上,绝大部分时间不是花在创意上,而是如何实现。但到了PPT年代,各种方便的一键化操作让实现的过程变得简单,大部分时间留给了创意。因此劳动幅度变少,但思考PPT怎么做的过程大大增加。

如今,只需要有投影仪或者大屏电视机,连上电脑就能很方便地使用PPT做演示,形式也不仅局限于图文,还能插入视频等其他附注,帮助演讲者更好地了解和阐述所表达的内容。对于受众而言,尤其是在教育市场中,由于信息被拆解成声音图像和文字等各种形式,这种声情并茂的内容也更容易被认知与接受。

什么样的PPT才算“好”?

黄浩认为,PPT做得好与不好,一个较好的评价标准是能够配合演讲者表述得清楚明白,既传递了信息量,又表述了重点。

人获取信息需要通过文字图像声音等各种方式互相配合,一天中接触的信息量太多,会产生信息爆炸的感觉,因此如何平衡PPT中的信息量,以及如何在信息量中突出表达的重点,这件事比动手做PPT本身更加重要。

PPT还需要照顾显示设备,大部分的电脑或电视屏幕是16:9,商业大屏是21:9,不同的宽高比,决定了屏幕上填充的视觉元素有所不同。使用PPT模板能很大程度上解决审美的问题,并能达到事半功倍的效果,但也非常考验制作者对于PPT用途和场合的理解,比如在商业提案中选用兰花草风格的模板显然就不匹配。

有些大公司产品发布会的PPT需要长时间打磨,设计费用也很高,这是因为PPT中的设计元素都要精细化处置,还要平衡好每一页的信息量与受众接受信息的时间,素材、文稿都要不断地与演讲者去配合,是个庞大的系统工程。未来有了AI技术的加持,或许能够提高做PPT的基本水准,但如果要追求更好的效果,可能还是PPT高手会更胜一筹。

用Word还是PPT?适合的才是最好的

作为办公软件的Word同样有着强大的功能,乔布斯甚至说过:“知道自己在说什么的人根本不需要PowerPoint。”为什么Word没能取代PPT?黄浩表示,显示设备与使用场景的不同,决定了对于Word文档和PowerPoint幻灯片会采取截然不同的处理方式。

Word本身并不是用于屏幕展示的软件,其编排格式都以印刷为核心;而PPT则是放在屏幕上,通常不直接作为打印内容。正因此,Word会有页边距方便打印装订,字体方面也多为宋体,而PPT的字体多为微软雅黑等。

当然,很多时候Word要比PPT更高效地传达信息,在职场中也不必拘泥于一定要使用PPT完成某项工作,适合的形式才是最好的。如果过度追求形式感,到最后可能泛化演变为形式主义,反而带来额外的时间和效率上的浪费。

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  • 编辑:刘昱卓     2023-09-13

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